طراحی فرم و دستورالعمل ارزیابی عملکرد کارکنان

طراحی فرم و دستورالعمل ارزیابی عملکرد کارکنان

به منظور ارزیابی بهینه و مطلوب عملکرد کارکنان مدل ترکیبی براساس براساس رویکرد رفتاری شایستگی با تاکید بر توسعه کارکنان( دانش و مهارت) و نتیجه گرا (کارایی و اثربخشی) تدوین و به مدیران و روسای مناطق جهت اجرا ابلاغ شد. این مدل نیز براساس ماموریت سازمان تدوین شده که در آن ضمن ارزیابی ارزش ها و رفتارهای تکریم کننده ارباب رجوع، به ارزش های و رفتارهای سازمانی، عملکرد کارکنان از منظر کارایی و اثربخشی توجه دارد.

"دستورالعمل نحوه امتیازبندی فرم ارزیابی عملکرد کارکنان صندوق قرض الحسنه شاهد"

در اجرای نحوه امتیازبندی فرم ارزیابی عملکرد کارکنان و در راستای استقرار نظام مدیریت عملکرد در صندوق قرض الحسنه شاهد و مناطق آن، به پیوست دستورالعمل اجرایی فرایند ارزشیابی عملکرد کارکنان جهت اجرا ابلاغ می گردد.

شایان ذکر است اجرای فرایند ارزیابی عملکرد سال جاری کلیه مشمولین دستورالعمل مذکور، از تاریخ ابلاغ فرم های ارزیابی عملکرد، لازم الاجرا می باشد.

ماده 1: تعاریف و اصطلاحات

کارکنان: کلیه کارکنان رسمی و قراردادی که به هر نحوی با صندوق قرض الحسنه شاهد دارای نوعی از قرارداد یا حکم کارگزینی می باشند.

ارزشیابی (ارزیابی) عملکرد: یکی از زیر نظام های مدیریت عملکرد است که به منظور سنجش و ارزش گذاری 6 ماهه عملکرد کارکنان با استفاده از روش های ارزیابی با نگاه به گذشته و قضاوت در مورد میزان تحقق اهداف و برنامه ها بین کارکنان و مقام مسئول انجام می شود.

 ابعاد ارزیابی: شامل آندسته از  ابعاد، مولفه ها و شاخص های کلیدی عملکردی سازمانی هستندکه در قالب ارزش های سازمانی، ارزش های عملکردی - کارایی و بهره­وری- و رشد و توسعه فردی و گروهی و سازمانی و محرک های انگیزشی مطرح می شوند و تحقق اهداف سازمان در گره دنبال کردن این ابعاد، مولفه ها و شاخص ها است. هر یک از این ابعاد به نوبه خود دارای شاخص ها و مولفه هایی از قبیل رعایت الزامات و  و ضوابط سازمانی در چارچوب ارزش های فرهنگ سازمانی، رشد و توسعه در سطح فردی و سازمانی ( از قبیل یادگیری، تسهیم دانش، بهبود مهارت ها و بکارگیری دانش حاصل از آموزش)، اثربخشی در  دو بخش کارایی و بهره وری و در نهایت تشویق های مادی و معنوی خواهد بود.

دوره ارزشیابی (ارزیابی): به دوره ­زمانی اطلاق می­شود که عملکرد­ کارکنان در آن بازه مورد ­ارزشیابی قرار می­گیرد. در این دستورالعمل دوره ارزشیابی6 ماهه بوده و در یک سال، شامل دو دوره با بازه زمانی اول فروردین ماه تا پایان شهریور ماه و دوره دوم شامل ابتدای مهرماه تا پایان اسفندماه همان سال می باشد.

تبصره 1: زمان ارزشیابی نوبت اول در  هفته اول شهریورماه  و زمان ارزشیابی نو.بت دوم در هفته دوم اسفند ماه خواهد بود.

تبصره 2: کلیه کارکنانی که در یک دوره ارزشیابی حداقل 4 ماه - اعم از پیوسته یا منقطع - به خدمت اشتغال داشته اند مشمول این بخشنامه قرار می گیرند.

ارزشیابی کننده (مدیر بلافصل): مسئولی است که از لحاظ سلسله مراتب سازمانی به طور مستقیم مسئولیت سرپرستی و ارجاع کار به ارزشیابی شونده را دارد و از او گزارش دریافت می کند. مدیر بلافصل اولین تائید کننده فرم ارزیابی عملکرد می باشد.

حد نصاب امتیاز ارزشیابی: حد نصاب مقرر در ارزشیابی، کسب حداقل 62 درصد امتیاز فرم ارزشیابی است.

ماده 2: اهداف ارزشیابی عملکرد کارکنان

• توسعه یا پرورش کارکنان : تعیین نقاط ضعف و قوت کارکنان در سطوح مختلف فردی و گروهی و برنامه ریزی برای تقویت قوت ها و جبران نقاط ضعف از طریق مکانیسم های آموزشی، پرورشی و راهبردی جهت اطمینان از تحقق اهداف و برنامه های عملیاتی مورد انتظار سازمان.
• ارتقای اثربخشی سیستم:  قضاوت درخصوص عملکرد کارکنان بر حسب اثربخشی عملکرد فردی و گروهی جهت تعیین تحقق اهداف عملکردی در سطح سازمان
• ارتقای سازوکارهای انگیزش در صندوق : امکان ایجاد زمینه های ارتقاء، تشویق های مادی و معنوی برای کارکنان بر مبنای ابعاد و مولفه ها و شاخص های شغلی.

ماده 3: مراحل فرایند ارزشیابی

الف) واحد اداری صندوق موظف است در راستای  اهداف مذکور هر6 ماهه، ارزیابی عملکرد کارکنان را براساس اهداف واحد سازمانی متبوع و  نیز وظایف کاری شان مطابق نظر مدیران بلافصل هر یک از کارکنان در ابتدای دوره ارزیابی ابلاغ نمایند.

ب) ارزشیابی کنندگان موظفند کارکنان را بر مبنای اهداف و شرح وظایف توافق شده مورد انتظار (اهداف واحد سازمانی و وظایف کاری) در طی دوره مورد ارزیابی قرار دهند.

پ) امتیاز نهائی ارزیابی توسط کمیته ارزیابی صندوق براي كاركنان ستادی صندوق و با لحاظ نمودن این اصل که ارزیابی شونده گان اصل انصاف، عدالت و صحت گزارش دهی را رعایت نموده ، اعمال خواهد شد.

ت) ‌تركيب كميته ارزيابي:

-  مديرعامل (رئيس)

-  مدير اداري و منابع انسانی (دبير)

- مدیر بازرسی

- مدیر طرح و برنامه (یک تا سه نفر به تشخیص مدیر عامل)

-  مدير حراست

تبصره 3: درخصوص مناطق،‌ با ابلاغ مديرعامل و تفويض اختيار به رؤساي هر يك از مناطق و حضور نماينده صندوق، امكان تشكيل كميته ارزيابي وجود خواهد داشت؛ درغیراینصورت همانند کارکنان ستاد رفتار  و به صورت متمرکز عمل خواهد شد.

تبصره 4: فرم های ارزشیابی کارکنان به صورت تایپ شده و بدون خدشه و خط خوردگی که به امضاء و تائید رسیده است؛ در پرونده پرسنلی کارکنان ضبط و نمرات، در شناسنامه ارزشیابی کارکنان درج می شود.

ماده 4: امور اداری صندوق می تواند متناسب با شرایط و ویژگیهای اختصاصی مشاغل، چنانچه امتیاز هر یک از عوامل نیازمند تغییر و یا اضافه نمودن عامل جدید باشد؛ صرفاً با تائید کمیته ارزیابی  و حداکثر تا 10 درصد کل امتیاز فرم را به نحوی که منجر به حذف هیچ یک از عوامل مندرج در فرم نشود، تغییر دهد.

ماده 5: امور اداری مکلف است  که در ابتدای هر بازه ارزیابی شش ماهه، نسبت به اتمام و ابلاغ بند الف ماده 3 این دستورالعمل اقدام نماید.

ماده 6: شروع تکمیل فرم های ارزیابی از ابتدای ماه پایان هر دوره ارزیابی (ابتدای شهریورماه و ابتدای اسفندماه) آغاز شده و اخذ امضاهای مربوط به تائید کننده و ارزشیابی شونده طبق فرم ارزشیابی (تا هفته اول شهریور ماه و هفته اول اسفندماه) به منظور تصمیم گیری در خصوص بازخورد عملکرد به فرد و واح مربوطه الزامی است. امور اداری ملزم است برنامه زمان بندی را به نحوی اعلام نماید که این بازه زمانی به شکل دقیق اجرا شود.

ماده 7: به منظور جلوگیری از تضییع حقوق و پاسخگوئی های لازم، پس از اعلام نمرات نهائی، افرادی که نسبت به نتیجه ارزیابی خود اعتراض دارند ؛ می­توانند با تعیین دلایل و ارائه مستندات لازم، اعتراض خود را به صورت کتبی حداکثر ظرف مدت یک هفته به امور اداری ارسال نموده و امور اداری صرفاً از طریق بررسی مجدد موضوع در کمیته ارزیابی امکان اصلاح یا تغییر امتیاز نهائی را خواهد داشت.

ماده 8: مسئولیت استقرار، راهبری و حسن اجرای این دستورالعمل و پاسخگوئی نسبت به کیفیت اجرای آن بر عهده مدیر منابع انسانی يا نماينده تام الاختيار مدیر عامل و در مناطق به عهده رؤسای مناطق خواهد بود.

ماده 9: نحوه امتیاز دهی به عملکرد کارکنان

امتیاز دهی به ابعاد مختلف ارزیابی عملکرد کارکنان یعنی ارزش های سازمانی، توسعه ای، اثربخشی عملکرد و تشویق   مطابق با فرم پیوستی( فرم ارزیابی عملکرد کارکنان صندوق قرض الحسنه شاهد) و نحوه جمع امتیازات و طبقه بندی آنها در طبقات: عالی، خیلی خوب، خوب، متوسط و ضعیف به شرح جدول ذیل می باشد:

جدول شماره 1. نحوه جمع امتیازات و طبقه بندی آنها در طبقات براساس نظرات ارزیابی کننده و کمیته

                              جدول شماره2؛ نحوه جمع امتیازات و طبقه بندی آنها در طبقات براساس نظرات ارزیابی شونده و کمیته

ماده 10: کاربردهای نتایج ارزشیابی

در راستای شایسته گرائی در تصمیمات اداری از نتایج ارزشیابی عملکرد در موارد زیر استفاده می شود:

الف) ارزشیابی شوندگانی که حد نصاب امتیازات تعیین شده را کسب ننمایند باید دوره های آموزشی شغلی را منطبق با چارچوب اعلامی توسط صندوق طی نمایند.

ب) نتایج ارزشیابی برای اهداف ارتقا کارکنان، شناسایی نقاط ضعف و قوت شان، بهبود مهارت ها و دانش شغلی موثر خواهد بود.

پ) در صورتی که هر یک از ارزشیابی شوندگان میانگین امتیازی زیر62 درصد فرم مورد اشاره را کسب کنند مدیران باید به تفکیک مولفه های و شاخص هایی که در آن امتیاز پایین بوده است مشخص نمایند و مدیران مافوق در تعامل با مدیران سطح عالی سازمان نسبت به حل شکاف های دانشی، مهارتی و رفتاری کارکنان اقدامات لازم را انجام دهند. درصورتی که در بیش از دو دوره ارزیابی مسئله یا شکاف های موجود در عملکرد فرد به قوت خود باقی باشد؛ قرارداد کاری تا یافتن یک راه حل معتبر به صورت موقت تعلیق خواهد شد. افزون براین، عملکرد فرد در دوره های ارزیابی باید ثبات داشته باشد به گونه ای که آهنگ آن در یک دوره عالی و در دوره دیگر متوسط یا ضیف نباشد. درصورتی که عملکرد فرد در نوسان باشد مدیران و اعضای کمیته نسبت به ضعف عملکردی  تصمیم گیری خواهند نمود.

ت)‌ ملاك تعيين ميزان پاداش ها و  امتياز ارزشيابي خواهد بود. كه به شرح جدول زير مشخص خواهد شد:‌

جدول شماره3؛ درصد پاداش تعلق گرفته براساس امتیاز ارزشیابی کسب شده

تبصره5: به كاركناني كه امتياز ارزشيابي سالانه آنان كمتر از 62 درصد مجموع امتياز (كمتر از نصاب ارزشيابي) گردد، تعلق یا عدم تعلق پاداش پايان دوره ارزیابی منوط به نظر کمیته ارزیابی و  براساس نظر مدیر عامل خواهد بود. مدیر عامل می تواند به افراد دارای عملکرد پایین فرصت جبران را اعطا کند؛ مشروط بر آنکه امتیاز ارزیابی فرد مذکور در دوره بعدی بیش از 62 و رشد چشمگیری داشته باشد.  

ماده 11: صرفاً تشویقات و تقدیرنامه هائی که در طول دوره ارزشیابی برای خدمات مشخص در راستای انجام وظایف شغلی اعطا گردیده و جنبه عمومی ندارد ملاک عمل خواهد بود.

ماده 12: در هر دوره ارزشیابی حداکثر یک تقدیرنامه از هر مقام تقدیرکننده لحاظ می شود.

ماده 13: چنانچه برای موضوع واحدی، توسط دو یا چند مقام به ارزشیابی شونده تقدیرنامه اعطا گردد، صرفاً تقدیرنامه مربوط به بالاترین مقام ملاک عمل خواهد بود.

ماده 14: فرم ارزشیابی پس از تائید مدیر بلافصل (تائید کننده) در اختیار واحد امور اداری قرار می گیرد. چنانچه واحد امور اداری تشخیص دهد که فرم تکمیل شده یا مستندات پیوست آن مغایر ضوابط و مقررات بوده، فرم مورد نظر را به تائید کننده عودت داده تا نسبت به اصلاح آن در بازه زمانی مشخص اقدام کند. در صورت فقدان مغایرت، فرم های بررسی شده به کمیته ارزیابی ارسال می گردد.

ماده 15: کلیه مستندات و مدارک، صرفاً باید مربوط به بازه زمانی مورد ارزیابی باشد.

ماده 16: در صورتی که اسناد و مدارک ارایه شده پس از راستی آزمایی مخدوش و یا غیر واقعی تشخیص داده شود ضمن برخورداری از امتیاز منفی ، مراتب در پرونده پرسنلی نیز درج خواهد شد.

این دستورالعمل در 16 ماده و 5 تبصره تنظیم شده و در تاریخ 1398/09/12برای اجرا به صورت آزمايشي يكساله ابلاغ گرديد و در دوره بعدی در راستای پیاده سازی نظام مدیریت عملکرد در صندوق و باتوجه به نظرات اصلاحی آتی به صورت دستورالعمل  قطعي تلقي خواهد شد.